Tugas Pimpinan Proyek (Mandor/Kapro)

Siapakah Pemimpin Proyek ?

Pemimpin Proyek adalah seseorang yang dapat menerima tanggung jawab untuk mengemban tugasnya dengan didasari oleh keyakinan bahwa sumber daya tertentu yang diberikan kepadanya layak untuk dapat dikelola dan diproses menjadi keluaran-keluaran yang diharapkan. Selain menggunakan seperangkat alat-alat manajemen yang tersedia, diharapkan dapat mengerahkan seluruh kemampuannya untuk mempengaruhi, menyesuaikan, dan mengkoordinasi semua sumber daya tersebut dalam melaksanakan sebuah proyek atau lebih.

Pemimpin Proyek adalah seseorang atau lembaga line terdepan yang berhadapan langsung dengan permasalahan di proyek-proyek. Menurut Istimawan Dipohusodo ; apabila Pemimpin Proyek, karena sesuatu hal, menutupi masalah-masalah yang timbul meskipun hanya untuk sementara saja, adalah merupakan keadaan yang membahayakan. Disadari atau tidak, apabila Pemimpin Proyek menyembunyikan permasalahan, berarti jalur wewenang untuk pengambilan keputusan oleh para pejabat pimpinan telah disumbatnya.

Pemimpin Proyek harus bersikap komunikatif dan kooperatif mengwujudkan kerja sama dengan para pejabat pimpinannya. Akan tetapin dilain pihak, kepada Pemimpin Proyek hendaklah diberi penghargaan sewajarnya atas upaya untuk memberikan laporan yang tepat waktu, bertanggung jawab, jujur, dengan disertai saran dan usulan tentang tindakan yang perlu dilakukan berdasarkan pada evaluasinya.

Hendaknya jangan dilupakan. Kita pinjam kata-kata Istimawan Dipohusodo, bahwa seorang Pemimpin Proyek bukanlah seorang yang all round, serba bisa, dan seolah-olah dapat menguasai seluruh jenjang tanggung jawab dalam keseluruhan program. Sekali lagi perlu diingatkan, bahwa wewenang dan tanggung jawab Pemimpin Proyek terbatas hanya untuk menghasilkan keluaran-keluaran berdasarkan pada kriteria dan spesifikasi yang sudah ditetapkan dan disepakati. Semua pihak, baik dari kalangan manajemen proyek maupun para pejabat pimpinan atasnya, hendaklah jangan menyudutkan Pemimpin Proyek pada posisi manajemen yang serba bisa.

Perlakuan keliru semacam itu seringkali terbentuk, sekalipun yang bersangkutan sama sekali tidak mengkehendakinya. Pada umumnya, semenjak diterimanya keputusan pengangkatan, jauh sebelum dimulainya pekerjaan, seorang Pemimpin Proyek sudah mulai merasa dikejar-kejar oleh waktu. Semakin besar rasa tanggung jawab dan keterikatan untuk memikul tugasnya, akan semakin merasakan keterbatasan waktu yang tersedia baginya. Hal demikian memang sesuai dengan kenyataan, bahwa pembatasan waktu bagi suatu proyek merupakan syarat utama yang tidak bisa ditawar, yang terkait dengan nilai ekonomi proyek tersebut. Untuk itu, biasanya Pemimpin Proyek lalu segera menyusun usulan jadwal seluruh kegiatan guna mendapatkan gambaran tentang kemungkinan-kemungkinan penyelesaian pekerjaannya.

Jadwal tersebut sekaligus digunakan untuk mendapatkan ketegasan dan kesepakatan keterlibatan unsur-unsur proyek lainnya, dalam hal ini termasuk para pejabat atasannya. Akan tetapi penerapan dalam praktek pelaksanaannya sering terjadi keadaan yang tidak sesuai dengan harapan. Pada kenyataannya, dari sekian banyak unsur yang terlibat dalam sistem manajemen, sepertinya yang merasa diburu waktu hanyalah Pemimpin Poryek sendiri. Kecenderungan tersebut ditandai dengan keterlambatan dalam pengambilan keputusan yang sudah mendesak, mengabaikan upaya antisipasi terhadap permasalahan penting, tidak hadir dalam pertemuan-pertemuan yang bersifat menentukan, dan lain-lain peristiwa yang erat kaitannya dengan gejala melemahnya tanggung jawab sesuatu unsur. Sehingga baik disengaja maupun tidak, tidak jarang Pemimpin Proyek disudutkan pada suatu situasi dimana dengan terpaksa harus menerima pelimpahan tanggung jawab dari pejabat atsannya.

Semakin rajin dan bersemangat seorang pemimpin Proyek, sepertinya semakin membengkak pula pelimpahan beban secara tidak disengaja yang akhirnya harus ditanggung oleh Pemimpin proyek itu sendiri. Dengan demikian, tampak bahwa kondisi sistem manajemenlah yang cenderung mendorong peran Pemimpin Proyek pada posisi yang tidak dibenarkan. Disadari atau tidak, kondisi sistem manjemen sendiri yang menjadikan sebab kaburnya batas-batas wewenang dan tanggung jawab dalam keseluruhan program. Sementara itu, Pemimpin Proyek terus disibukan dengan upaya-upaya penyelamatan proyek sehubungan dengan waktu yang terus mengejarnya, demikian sehingga pada umumnya tidak menyadari keadaan gawat yang sedang meliputinya.

Dengan keadaan yang semakin kompleks tersebut, dimana hampir semua unsur yang terlibat dalam proyek sepertinya “mempercayai” untuk melepas dan melimpahkan tanggung jawabnya kepada Pemimpin Proyek, dapat dipastikan bahwa mekanisme tinggal sebagai kegiatan formalitas belaka, dan nasib tercapainya tujuan fungsional proyek bahkan tujuan program hanya tergantungn sepenuhnya pada “nasib” Pimpinan Proyeknya.

Sistem manajemen proyek secara keseluruhan sudah tidak lagi mewujudkan suatu kerangka logis, sehingga pencapaian sasaran hanya bersifat untung-untungan saja. Sementara itu, pada situasi demikian apabila secara kebetulan Pemimpin Proyek terpeleset mengerjakan hal-hal yang tidak dibenarkan oleh peraturan, walau sepele sekalipun, hanya dia sendirian yang harus mempertanggung jawabkan keseluruhannya. Unsur-unsur lain yang terkait dengan proyek, walau tahu permasalahnnya sekalipun, biasanya cenderung memilih bersikap diam atau bahkan dengan pribadi yang lebih jelek, ikut aktif menyalahkan perbuatan Pemimpin Proyek. Kesemuaannya itu demi untuk menyelamatkan nama dan karirnya, untuk menyongsong harapan yang lebih cerah pada masa mendatang.

Oleh sebab itu, karena Pemimpin Proyek menyadari untuk tidak dituntut tanggung jawab atas harapan-harapan yang tidak realistis baginya, maka diharapkan dapat mencurahkan seluruh perhatian pada pekerjaan utamanya, yaitu hanya tugas untuk menghasilkan keluaran-keluaran sesuai dengan kriteria dan spesifikasi. Dengan sendirinya tidak perlu khawatir akan dinilai salah untuk faktor-faktor yang berada di luar kekuasaannya.

Sudah barang tentu, dimungkinkannya timbul sikap yang demikian bersumber pada kesepakatan yang telah ditegakkan secara bersama oleh segenap unsur yang terlibat dengan proyek dan program. Namun demikian, bagaimanapun Pemimpinm Proyek bertanggung jawab untuk segera melaporkan kepada pajabat pimpinan atasannya apabila dilihat bahwa ; pertama, keluaran–keluaran mungkin tidak dapat diwujudkan tepat pada waktunya, atau dengan jumlah serta mutu sesuai dengan rencana atau, kedua, keluaran akan dapat dihasilkan sebagaimana direncanakan tetapi mungkin tidak akan dapat mencapai tujuan fungsional proyek karena sesuatu sebab yang sudah diketahuinya.***

Tugas Pimpinan Proyek:

 
Memimpin dan melakukan pelaksanaan kegiatan proyek dalam mencapai sasaran usaha yang ditetapkan dalam Petunjuk Pelaksanaan Program Bantuan Pembangunan Sarana Pendidikan.
Wewenang Pemimpin Proyek:

 
Mengambil tindakan-tindakan yang mengakibatkan pengeluaran atas beban Anggaran Negara sesuai dengan tujuan yang ditetapkan untuk masing-masing tolak ukur dan dalam batas-batas jenis pengeluaran yang tercantum dalam anggaran yang bersangkutan.

 
Kewajiban Pimpinan Proyek:

1. Menyelenggarakan pembukuan/pencatatan secara tertib sehingga setiap saat dapat diketahui:
• Jumlah anggaran/uang yang masih tersisa.
• Perkembangan pelaksanaan dana Pembinaan.

 
2. Mengadakan Pemeriksaan Kas Bendaharawan sedikitnya 3 bulan sekali.

 
Tanggung Jawab Pemimpin Proyek:

1. Bertanggung jawab baik keuangan maupun segi fisik untuk proyek yang dipimpinnya sesuai dengan Petunjuk Pelaksanaan Program.

 
2. Bertanggung jawab atas penyelesaian proyek tepat pada waktunya sesuai dengan rencana dan yang sudah ditetapkan.